Een goede voorbereiding van een vergadering op de juiste locatie is essentieel voor de effectiviteit. Maar hóé bereid je een vergadering goed voor? En hóé weet je dat je de juiste vergaderlocatie

hebt geselecteerd?

Voorbereiding: punctuele uitnodiging en presentie

Spreek je af om een vergadering te organiseren, stuur dan direct een uitnodiging naar alle betrokkenen met deze informatie: onderwerp, datum, tijdstip en vergaderlocatie. Vraag aan iedereen of hij of zij hun punten willen voorbereiden. Organiseer je een meerdaagse bijeenkomst, stuur dan een programma mee en ook wat iedereen kan verwachten.

Zorg voor een prettige vergaderopstelling. Op een externe congreslocatie kunnen ze je over de verschillende opstellingen informeren en vragen wat voor ‘vergadermateriaal’ (notitieblokje, pen, drinken) je wenst.

Externe vergaderlocatie

Afhankelijk van de behoefte aan een meerdaagse bijeenkomst, vergadering mét activiteit, de service en de groepsgrootte, maak je een keuze voor de perfecte vergaderlocatie. Vaak is een vergaderlocatie of congreshotel perfect voor zowel alle bovengenoemde type vergaderingen. Het voordeel van een externe vergaderruimte is dat alle zorgen worden ontnomen op het gebied van zaalindeling, activiteiten en catering. Ook kan de locatie perfect meedenken over alle mogelijkheden.

Houd oog op de tijd

Begin de vergadering op de afgesproken tijd. Komen er vergaderleden wat later, begin dan toch alvast. Anders kom je wellicht niet uit met de planning en het komt de efficiëntie ook niet ten goede als deelnemers moeten wachten. Zorg ook dat je de notulen of presentatie direct bij de hand hebt, om de deelnemers niet onnodig te moeten laten wachten.

Tip: Wist je dat het vergaderen op een bijzondere of nieuwe locatie, vanwege de omgeving en sfeer, positief bijdragen aan de productiviteit en effectiviteit van de vergadering?

Jij als vergadervoorzitter opent vervolgens de vergadering. Je verwelkomt iedereen en bespreekt duidelijk wat de reden en het doel van deze bijeenkomst is. Samen bespreken jullie al je voorbereide punten. Maximum efficiëntie!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.